Office manager : Comment faire revenir vos équipes au bureau ?

18/02/2022

Dounia Malki

La levée des restrictions sanitaires s’accompagne du retour au bureau pour beaucoup de salariés. Si certains sont heureux de retrouver leurs collègues, d’autres en revanche trainent un peu des pieds à l’idée de reprendre le chemin du bureau.  Comment les convaincre de revenir ? Comment gérer les refus ?

En tant qu’office manager, vous êtes le lien entre les salariés et la direction. Les premiers se confient plus facilement à vous car aucun lien hiérarchique ne vous unit. Les seconds vous écoutent car vous êtes sur le "terrain" et leur transmettez la pensée des équipes. Vous êtes donc le médiateur idéal pour gérer cette situation nouvelle, induite par le Covid.


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  • Etape 1 : Comprendre

Si vos équipes rechignent à revenir au bureau, militent pour davantage de télétravail, c’est qu’il y a une raison. Reste donc à savoir laquelle.

Pour cela, pas de recette miracle : vous devez en parler avec chacun d’entre eux.

Car oui, les raisons à ce refus de revenir au bureau sont rarement professionnelles et plus généralement personnelles. Il peut s’agir notamment d’un meilleur équilibre vie pro/vie perso. D’une envie de déménager, plus vraiment compatible avec le lieu de travail, etc…

 

  • Etape 2 : Trouver des solutions aux raisons pro

Bien que rares, les raisons professionnelles sont également celles sur lesquelles vous pouvez avoir une réelle influence. Amélioration des conditions de travail au bureau, changement de poste de travail, résolution d’un conflit entre salariés, formations,…discutez-en ensemble et mettez en place un plan d’action avec une date de début, une date de fin et des points d’étapes pour vérifier si le salarié se sent mieux.

 

  • Etape 2 bis : Trouver un terrain d’entente pour les raisons perso

L’idée n’est pas de faire du forcing auprès de vos équipes pour qu’elles reviennent au bureau. Vous n’en récolterez que des salariés aigris et cela n’est pas bon pour la cohésion et la bonne ambiance.
Préparez-vous donc à négocier au cas par cas !

Pour limiter les tensions et favoriser le dialogue, discutez-en de manière privée et informelle autour d’un café, d’un déjeuner, d’une balade autour des bureaux. Bref, sortez du cadre professionnel classique pour faciliter les confessions et les discussions.

 

  • Etape 3 : Dresser un compte rendu

Evidemment, une fois que vous aurez pris le pouls auprès des équipes, il vous faudra en parler à la direction, ou aux ressources humaines. L’idée, là encore, n’est pas de faire de la délation, mais de partager le ressenti général des équipes. Vous êtes en quelque sorte leur voix, leur représentant officieux.

Notre conseil : n’arrivez pas avec des problèmes, arrivez avec des solutions.
En clair, ne présentez pas un état des lieux selon lequel les équipes ne veulent pas revenir et on ne peut rien y faire.
Arrivez plutôt en expliquant pourquoi certaines personnes ne veulent pas revenir et comment l’entreprise peut y remédier. Cela peut passer pas un assouplissement des horaires, un nouvel accord sur le nombre de jours en télétravail, etc…

 

En fonction de votre entreprise, votre voix aura évidemment une force différente. Mais, vous pouvez l’utiliser pour adoucir les relations et potentiellement faire passer des messages.

 

  • Etape 4 : Rétablir la cohésion d’équipe

Une fois les raisons sur la table, à vous de jouer pour faire en sorte que chaque moment de présence au bureau, soit une occasion de resserrer les liens entre salariés !
Cela peut passer par des rendez-vous hebdos comme un petit-déjeuner organisé, une réunion sur l’heure du déjeuner avec plateau-repas inclus, un cocktail / goûter : nous l’avons constaté au cours de nos 15 ans d’activité, la gourmandise resserre les liens !

 

  • Etape 5 : Accepter et faire preuve de patience

Acceptez que ce ne sera plus « comme avant » : deux ans de Covid ont radicalement changé la manière dont fonctionne notre société, à commencer par l’organisation du travail qui tend plus vers un modèle hybride que full remote ou full présentiel. Le bureau ne comptera pas tous ses salariés en présentiel 5 jours sur 5, mais ce n’est pas grave : mieux vaut des équipes heureuses d’être là 3 jours/5 que malheureuses 5 jours/5.

En fonction des situations, vos équipes vont également devoir accepter qu’elles doivent revenir au bureau, au moins quelques jours. Une fois les choses clarifiées, certains vont peut-être encore trainer des pieds, mais rassurez-vous : il faut 21 jours pour adopter une nouvelle habitude, alors au bout de 3 semaines, ils s'y seront fait !

Patientez, et les choses deviendront « normales ».


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