Conseil n°1 : Définir précisément l’organisation présence / télétravail
Si par temps de Covid, il faut limiter le brassage et faire en sorte qu’il y ait un roulement des équipes, en temps « normal », l’idée est plutôt de se (re)voir. De fait, une définition des jours de présence des uns et des autres est indispensable.
Comment bien choisir ses jours de présence, de télétravail ?
Il n’existe pas de règle définie, car cela dépend des
impératifs personnels, des impératifs professionnels, des usages dans
l’entreprise (par exemple, si le vendredi est historiquement un jour calme ou si le lundi est la
journée des réunions), des jours de présence des personnes avec lesquelles le
salarié a des interactions, etc…
Techniquement, chaque salarié doit être en mesure de définir ses jours de prédilection avant de les confronter à ceux de son responsable et de ses collègues. L’idée étant encore une fois, de se voir, car cela renforce la cohésion d’équipe et le sentiment que venir au bureau est agréable et utile.
En cas de difficulté à s’accorder, c’est au manager de trancher en définissant le jour de présence obligatoire durant lequel toute son équipe doit être présente.
Evidemment, pour éviter les frustrations, une souplesse doit être gardée en tête en fonction des impératifs pros et persos.
Notre astuce pour bien définir vos jours de télétravail/ de
présence ? Partez de vos impératifs que vous ne pouvez pas modifier
(qu’ils soient pros ou persos) et agrégez-y vos journées de présence/de
télétravail.
Par exemple : si tous les jeudis soir vous avez un rendez-vous perso à
côté de chez vous à 18h30, restez en remote, et organisez-vous pour effectuer
toutes les tâches pour lesquelles vous avez besoin de calme et de concentration
ce jour-là.
De même, si le lundi est une journée de présence au bureau, calez-y
toutes vos réunions en présentiel, vos moments de rencontre avec vos collègues,
etc…
Conseil n°2 : Communiquer clairement l’organisation à tous
Tableau Excel partagé, tableau blanc accroché au bureau,
calendrier Outlook, Trello : peu importe le support, tant que le planning
de présence de tous les membres de l’équipe, et plus globalement de
l’entreprise, est clair et précis.
Cela est capital pour organiser les moments de convivialité, pour que les
équipes se voient et que l’information circule entre les différents services.
Conseil n°3 : Jour de présence = jour de cohésion
Organisée par le chef d’équipe ou par vous, office manager,
la journée de présence doit être synonyme de journée de cohésion.
Sans tomber dans le team building, veillez à ce que ce jour de présence soit
rythmé par un moment de convivialité : petit-déjeuner, déjeuner, goûter ou
carrément apéro en fin de journée.
Conseil n°4 : Anticiper les réunions hybrides
Pour éviter la stigmatisation des salariés en télétravail lors d’une réunion qui se tient également en présentiel, anticipez en intégrant systématiquement un lien Teams/Zoom/Google Meets dans les invitations.
Conseil n°5 : Communiquer en interne et s’adapter
Vous avez le sentiment de voir toujours les mêmes têtes ? Certains salariés ne jouent pas le jeu de l’hybride et restent en 100% télétravail ? Le planning ne convient plus à certains membres de l’équipe ? Vous aimeriez que tout le monde vienne un autre jour ?
Pas de secret, il faut en discuter, garder l’esprit ouvert et ne pas hésiter à remanier l’organisation si nécessaire. Et si vous désirez plus de conseils pour faire revenir vos équipes au bureau, parcourez notre billet de blog Comment faire revenir vos équipes au bureau ?
